Supporto Informatico / IT Support

0) consigli di Zoom stesso:
https://unipd.zoom.us/postattendee?id=25

1a) studenti e docenti dovrebbero usare un account LICENSED (vedi appendice con la mail di convocazione al CdD), unico a garantire meeting oltre i 40 minuti e fino a 300 utenti

1b) studenti e docenti dovrebbero aggiornare il client Zoom all'ultima versione disponile: non solo perché a volte le versioni vecchie non possono partecipare ai meeting (come è stato dal 31 maggio per le versioni precedenti alla 5.0+) ma perché le funzioni vengono continuamente modificate e spostate da un menu all'altro. Poiché sotto alcune condizioni Zoom si aggiorna da solo, solo avendo la stessa versione (ovvero l'ultima che chi non ha può aggiornare a mano) si riesce ad avere dai tecnici la migliore assistenza possibile

1c) per facilitare il supporto e per la qualità non eccelsa della traduzione in italiano, potrebbe essere opportuno usare il client in inglese: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/209982306-Change-your-language...

1d) gli studenti dovrebbero fare inoltre attenzione al dispositivo che scelgono:

• raramente un tablet o un cellulare è adatto come unico dispositivo: ad esempio, se per leggere un PDF si mette Zoom in backgroud, la telecamera potrebbe congelarsi o mandare uno schermo nero
• non tutte le telecamere integrate nei portatili permettono di inquadrare il proprio tavolo coi fogli di brutta copia (ad esempio alcuni portatili hanno la telecamera sotto lo schermo e piegate verso il basso mostrano solo la tastiera): meglio concordare per tempo con il docente se possibile usare Moodle sul computer (senza Zoom) ed usare Zoom sul cellulare

1e) i docenti farebbero bene ad usare Zoom da desktop perché ci sono più controlli e si può partecipare a più meeting contemporaneamente: nel caso è opportuno avere un headset (cuffia e microfono) aggiuntivo e magari una seconda telecamera (normalmente le telecamere non possono essere comuni a due meeting)

2) le opzioni di Zoom hanno una gerarchia: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005269866-Using-tiered-sett...
operativamente bisogna sapere che non tutte si possono impostare meeting per meeting ma alcune vanno impostate sul sito web: https://unipd.zoom.us

3a) nei meeting usati per esami, i docenti farebbero bene ad avere un secondo docente come co-host; le versioni desktop del client Zoom permettono di essere collegati a più meeting contemporaneamente: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360001120743-Join-multiple-mee...
https://docs.google.com/document/d/10ZKxI3LF8Y-PW1udWB606LspT7jWeubrc8E5...

Il secondo docente può essere contemporaneamente host del proprio meeting ma non è garantito che si possa essere host di entrambi i meeting con lo stesso account; di sicuro non si possono iniziare due meeting contemporaneamente: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/206122046-Can-I-Host-Concurren...

Nel caso l'host del primo esame perda la connessione potrebbe quindi capitare che il secondo docente venga fatto uscire, a caso. da uno dei due meeting (magari quello del proprio esame); abbiamo fatto varie prove e normalmente si riesce ad rimanere host di entrambi i meeting per un tempo anche lungo. Poiché non è una cosa garantita consigliamo di usare due account diversi:

1. ciascuno dei due docenti dovrebbe programmare ed aprire il proprio meeting col l'account sotto SSO
2. dopo aver aperto il proprio meeting ciascuno dei due docenti dovrebbe usare l'account personale per unirsi come cohost al meeting del collega
3. potrebbe essere necessario essere cohost da un computer differente (debbo fare qualche prova)

3b) Tuttavia è garantito che i vantaggi della licenza siano base all'host per cui è bene iniziare i meeting come HOST con l'account LICENSED e non viceversa
> As the host, you can assign the host controls to another user and leave the meeting. This allows the meeting to continue without you, and the assigned user to have host control over the meeting.
> If the original host is a Licensed user, the meeting will continue to run for an unlimited time, even if the new host is a free or basic user.
> If the original host is a Free or Basic user, the meeting will be limited to the 40 minute duration, even if the new host is a Licensed user.
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362573-Pass-Host-Controls-a...

Abbiamo avuto esperienza di meeting con partecipanti misti che sono stati comunque prolungati oltre i 40 minuti ma non trovo un articolo ufficiale.

4) evitare vandalismi; varie risorse possono essere condivise ed ognuna può essere un mezzo per il vandalismo o perché gli esaminandi comunichino fra loro:

-audio
-video delle webcam
-personalizzazioni dello sfondo delle webcam

-condivizioni dello schermo
-lavagna
-annotazioni: Setting to disable participant annotation: available at the account, group, and user level requires Zoom client version 5.1.0 and above.

5) il controllo di più utenti alla volta nella Gallery View (opposta alla Speaker View): 4x4 o 5x5 o 7x7, cioè i 16, 25 o 49 a seconda della potenza del computer
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360000005883-Displaying-partic...

6) i log di Zoom
Capire chi entra ed esce da Zoom (si sentono gli avvisi ma i nuovi entrati non hanno una posizione specifica); credo si possa procedere in due modi:

a) identificare i nuovi arrivati (che magari sono appena usciti) grazie alle waiting room; ad inizio esame si può attendere che siano tanti o quasi tutti poi ammetterli tutti ( https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115000332726-Waiting-Room )

i) https://zoom.us/profile/setting - cercare "Waiting room" ed abilitarla
ii) suggerisco anche "Only authenticated users can join meetings" e se si fa un collaudo prima dell'esame - -purtroppo metà degli studenti non usa ancora l'accout di Ateneo-- di essere ancora più rigidi scegliendo:
"Utenti UniPD (Default)" - Edit - Set as default [x]
iii) a volte capita di buttar fuori un utente anziché spostarlo nella waiting room: "Allow removed participants to rejoin" va bene fino a quando non si hanno casi di vandalismo (che col SSO dovrebbero essere molto pochi e possono comunque essere segnalati anche alla ditta)

b) l'ordine alfabetico e il fatto che un utente che esce dal meeting non rimanga in lista (magari in grigetto) obbliga, che io sappia, a ricorrere ai log: dovrebbe essere possibile scaricarli più volte anche nel corso dell'esame:

i) i log vanno abilitati - ho trovato l'opzione "Registration: Required [x]" nella pagina per fare "Schedule a New Meeting" ( https://zoom.us/meeting/schedule ) ma non escludo l'opzione si trovi anche altrove
ii) ci sono poi due tipi di log:

ii.1 Reports -> Usage (View meetings, participants and meeting minutes within a specified time range) - https://zoom.us/account/my/report
Per scaricare i file participants_*.csv bisogna, scegliere l'intervallo di tempo di interesse scaricare il file csv cliccando sul numero di partecipanti (colonna "Partecipants"); consiglio "Export with meeting data [x]" ma sconsiglio "Show unique users" che nasconderebbe le ore di uscita ed entrata

ii.2 Reports -> Meeting (View registration reports and poll reports for meetings) - https://zoom.us/account/my/report/regmeeting
Per scaricare i file *_RegistrationReport.csv bisogna, scegliere l'intervallo di tempo di interesse scaricare il file csv cliccando sulla parola "Generate" e poi "Download": questo file non serve a sapere quando sono entrati e usciti gli studenti ma a controllare i loro nomi nel caso li abbiamo cambiati in modo fantasioso

iii) Il collega Sandro Savino (DIMED) ha reso disponibile questa pagina web che permette di leggere graficamente di dati del tipo (ii.1)

https://www.whosinzoom.info/

APPENDICE - risposte dal DLM sulle BREAKING ROOM...

Q: è possibile comunicare tra due o più stanze, magari con due o più host?
A1: le stanze sono come sessioni separate e distinte che non comunicano tra loro; c'è solo la possibilità di inviare un broadcast unidirezionale a tutti da parte dell'host; vedi anche risposta 3
A2: le chat delle BR sono separate e indipendenti da quella della main room. Il broadcast è unidirezionale. L' host e cohost possono comunque creare un channel nella chat della app e usare quella per comunicare (ho visto anche docenti usare whatsapp, come alternativa)

Q: è possibile bloccare la posizione dei video degli studenti in modo da dividersi le schermate tra assistenti e controllare sempre gli stessi studenti?
A1: no, si usino più stanze pre-assegnandole tramite un CSV; in ogni caso scorrendo casualmente tra le pagine anche senza stanze in maniera asincrona si sorveglieranno asintoticamente tutti gli studenti più volte
A2: il pin funziona solo per il singolo utente (che pinna chi vuole), lo spotlight invece lo fissa l'host e serve soprattutto in caso si registri un video, ma non penso sia utile per gli esami.
Con le stanze preassegnate risolvi in parte il problema, anche se ci sono alcune limitazioni
https://docs.google.com/document/d/19DPAvWRqKkKUq_wlOeQfIQZmLI12dn8XQxmb...
A3: il co-host NON può gestire le BR, ma se assegnato (e dopo aver "joinato") ad una delle BR può anche saltare da una BR all'altra. Mi pare che però non funzionasse se l'host era da linux, ma solo con un host win o mac (o per lo meno non funzionava qualche settimana fa, ignoro se aggiornamenti abbiano cambiato la cosa).

Q: si possono avere più host in modo che gli studenti possano chiedere aiuto da dentro le loro stanze a più persone dedicate?
A1: no, l'host è sempre unico; gli host alternativi servono ad altro].
A2: Possono mettere un co-host per stanza, il co-host comunque non può gestire le BR

APPENDICE - USARE ZOOM come UTENTI unipd.it

-------- Messaggio Inoltrato --------
Oggetto: istruzioni per partecipare via Zoom ai meeting
Data: Wed, 10 Jun 2020 20:03:48 +0200
Mittente: Servizio Calcolo
A: consiglio@math.unipd.it, consiglio-studenti@math.unipd.it

Gentilissimi,
inviamo di seguito le istruzioni per partecipare al Consiglio di Dipartimento ordinario che si terrà martedì 16 giugno 2020, alle ore 13:00 in via telematica, tramite Zoom Meeting.

Per accedere è necessario utilizzare Zoom sul proprio computer o dispositivo mobile tramite l'apposita applicazione, che deve essere stata precedentemente installata sul dispositivo e configurata col SSO di Ateneo:

-Si prega di evitare l'accesso via browser
-Possibilmente l'account deve risultare "LICENSED"

Una volta entrati ricordarsi di scrivere "PRESENTE" nella chat per "Everyone" per facilitare la raccolta delle presenze utili alla validità della seduta

1. Zoom va aggiornato almeno alla versione 5.0.0 - chi avesse ancora la versione 4 potrebbe non riuscire a partecipare al Consiglio o a un qualsiasi altro meeting (*)
2. chi ha tempo e teme di avere problemi con Zoom può provare a collegarsi qualche minuto prima (probabilmente anche mezz'ora prima): in caso di problemi tecnici con Zoom scrivere a support@math.unipd.it

3. nel caso Zoom avesse problemi (come è purtroppo avvenuto domenica 18/5), invieremo a consiglio@math.unipd.it e consiglio-studenti@math.unipd.it le istruzioni del caso (ad esempio un link a Google Meeting, da usare con il SSO di Ateneo - dovrebbe essere sufficente aprire una scheda di navigazione anonima/privata e scrivere nome.cognome@unipd.it per essere indirizzati al SSO)

Cordiali saluti
Andrea Simion
(*) See: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360043555772-Updating-to-Zoom-...
"Beginning May 30, 2020, all Zoom clients must be on 5.0+ in order to join any meeting, as GCM Encryption will be fully enabled for all Zoom meetings."

Istruzioni dettagliate per Zoom
>>
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>> Istruzioni per il cellulare (Android):
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>> 1. cliccare su settings
>> 2. entrare nei dettagli dell'account
>> 3. se al punto 2 non vedete "LICENSED", fate Sign out
>> 4. *non inserire la propria mail di Ateneo* e *non usare la parte alta della finestra* ma entrare col SSO
>> 5. mettere solo "unipd", senza virgolette e senza ".it" come sottodominio
>> 6. inserire nel browser le proprie credenziali di Ateneo
>> 7. link diretto:
>> https://unipd.zoom.us/j/94964562668?pwd=***
>>
>> oppure: Meeting ID: 949 6456 2668 Password: ***
>>
>> Da iphone/ipad i passi sono all'incirca gli stessi.
>>
>> ------------------------------------------------
>>
>> Istruzioni per computer (Windows)
>> 1. cliccare sulla propria icona in alto a destra
>> 2. se al punto 1 non vedete "LICENSED", fate Sign Out
>>
>> 3. *non inserire la propria mail di Ateneo* e *non usare la parte di sinistra della finestra*
>> 4. entrare col SSO (si può scegliere poi "unipd")
>>
>> 5. mettere solo "unipd", senza virgolette e senza ".it" come sottodominio
>> 6. inserire nel browser le proprie credenziali di Ateneo
>> 7. link diretto:
>> https://unipd.zoom.us/j/94964562668?pwd=***
>>
>> oppure: Meeting ID: 949 6456 2668 Password: ***
>>
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